#6 Mzdová agenda: jaké povinnosti vznikají s příchodem zaměstnanců?

01. září 2017

Pokud se vám v podnikání daří, brzy zjistíte, že budete potřebovat posily. Zaměstnání nových pracovníků posune váš byznys kupředu, ale přibydou vám také nové starosti a administrativa. Co konkrétně budete řešit? Hlavní mzdová účetní Trivi Alena Papsuyevich pro vás připravila přehled nejdůležitějších povinností, které zaměstnavatelům přísluší v rámci personální a mzdové agendy.

Co je personální a mzdová agenda?

Jedná se o jednu z nejnáročnějších agend, protože se její výsledky nejen předávají státním orgánům a používají se pro interní potřeby zaměstnavatele, ale také se dotýkají všech zaměstnanců,“ říká Alena Papsuyevich.

Přijetím zaměstnanců vznikají zaměstnavateli zákonem dané povinnosti, které se vztahují ke státním orgánům i k zaměstnancům samotným. V rámci personální agendy se vypracovávají pracovní smlouvy, DPP, DPČ, přihlášky a odhlášky zaměstnanců na správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny a další dokumenty, které míří jak k zaměstnancům, tak i na orgány státní správy.

Abyste si ve všech dokumentech udrželi přehled, měli byste každému zaměstnanci založit osobní složku, do které uložíte všechny dokumenty a údaje související s jeho pracovněprávním vztahem.

Mzdová agenda pro zaměstnavatele znamená především zpracování mezd. Jak takové zpracování probíhá? Součástí je výpočet mzdy, povinných odvodů na sociální a zdravotní pojištění, výpočet daní, srážek apod. Výsledkem jsou pak podklady pro výplatu mezd zaměstnancům, přehledy pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny, výše pojistného na zákonné pojištění zaměstnavatele, a také údaje pro finanční úřad.

Povinnosti přicházejí s prvním zaměstnancem

Kdy vám povinnosti k vedení mzdové a personální agendy vznikají? Závazek přichází už s nástupem prvního zaměstnance do vaší společnosti. Zaměstnanec je každý, s kým jste uzavřel pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti, dohodu o provedení práce anebo smlouvu o výkonu funkce jednatele.
Jaká specifika pro tyto pracovněprávní vztahy platí?

  • Pracovní smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, nebo na dobu určitou. Při uzavření na dobu určitou je možné uzavřít smlouvu nejdéle na 3 roky a poté ji zaměstnavatel může maximálně dvakrát prodloužit. Výše mzdy se uvádí buď přímo v pracovní smlouvě, nebo zvlášť ve mzdovém výměru
  • Dohoda o provedení práce (DPP) vymezuje pracovněprávní vztah, ve kterém rozsah práce nesmí překročit 300 hodin v jednom kalendářním roce. Pokud měsíční odměna nepřesáhne
    10 000 Kč, neodvádí se z ní zdravotní a sociální pojištění.
  • Dohoda o pracovní činnosti (DPČ) se využívá pro zaměstnance, kteří svou prací nepřekročí 20 hodin týdně (posuzuje se v průměru za celou dobu trvání DPČ). Zdravotní a sociální pojištění se platí při odměně, která dosahuje 2 500 Kč měsíčně a víc.
  • Smlouva o výkonu funkce jednatele, resp. obdobná smlouva s členem statutárního orgánu se sice neuzavírá na základě zákoníku práce, ale povinnosti s ní spojené jsou srovnatelné s povinnostmi, které se týkají výše zmíněných typů smluv.

Hledáte nové pracovníky do vaší firmy? Přečtěte si náš článek o nabírání zaměstnanců: jak vybrat ty správné?

Čím začít a kam se přihlásit?

Jak to obvykle bývá, nejnáročnější je začátek. Do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu prvního zaměstnance je nutné podat přihlášky zaměstnavatele na správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu, u které je pojištěn zaměstnanec. Dále je třeba podat na finanční úřad přihlášku k registraci k dani ze závislé činnosti, respektive k dani z příjmu fyzických osob vybírané srážkou (tzv. srážková daň). Další povinností, kterou musíte splnit, je registrace zaměstnavatele na pojišťovnu Kooperativa k pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za pracovní úrazy a nemoci z povolání,“ vyjmenovává Alena Papsuyevich.

Zaměstnance je třeba přihlásit na správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně také ve lhůtě do 8 kalendářních dnů ode dne jeho nástupu. Při ukončení pracovního poměru by měl zaměstnavatel ve stejné lhůtě (tj. do 8 kalendářních dnů od skončení zaměstnání) bývalého zaměstnance zase odhlásit.

Další povinnosti pak zaměstnavateli vznikají například v případě, že je u zaměstnance nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, v případě pracovní neschopnosti zaměstnance, nástupu na mateřskou dovolenou nebo při vyhotovení a předávání evidenčních listů důchodového pojištění.

Poměrně komplikovanou záležitostí může být zaměstnávání cizince, ať už občana EU, nebo občana tzv. třetích států. V těchto případech bychom měli každou konkrétní situaci zkoumat zvlášť, a to ještě před podpisem smlouvy či dohody.

Přerůstají vám povinnosti k zaměstnancům přes hlavu a potřebujete pomoc účetní? Zjistěte, jak vybrat účetní firmu, která vám bude dobře sloužit.

Mzda a odměna z dohody

Mzda, nebo plat? V tzv. podnikatelské sféře zaměstnanci v pracovním poměru (tj. s pracovní smlouvou) přísluší mzda. Pojem „plat“ se používá v tzv. státní sféře. Výši své mzdy musí každý zaměstnanec vědět ještě před začátkem výkonu práce. Zaměstnavatel má několik možností, jak zaměstnanci tuto informaci sdělit:

  • Mzda může být sjednána v pracovní smlouvě (sjednaná mzda). V tomto případě lze mzdu sjednat s přihlédnutím k případným přesčasům, jejichž rozsah je třeba uvést v pracovní smlouvě (může být max. 150 hodin za kalendářní rok).
  • Mzda může být určena mzdovým výměrem nebo stanovena vnitřním předpisem. V těchto případech pak mzda přesčasové hodiny neobsahuje.

Minimální nebo zaručená mzda?

Za práci zaměstnanci přísluší zaručená mzda - nikoliv minimální, jak se zaměstnavatelé často mylně domnívají. Co si pod tímto pojmem představit? Zaručená mzda je nejnižší mzda, která zohledňuje složitost, odpovědnost a namáhavost vykonávané práce. Nařízením vlády jsou stanoveny skupiny prací (včetně jejich popisu) a jim příslušné nejnižší úrovně zaručené mzdy. Pokud by mzda zaměstnance příslušné nejnižší úrovně zaručené mzdy nedosáhla, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci doplatek. Na odměny z dohody o provedení práce (DPP) či dohody o pracovní činnosti (DPČ) se ale zaručená mzda nevztahuje. Zde platí, že odměna nesmí být nižší než minimální mzda.

Ing. Alena Papsuyevich

Alena Papsuyevich vede mzdové oddělení Trivi, kde mimo jiné poskytuje poradenství ve mzdové a personální oblasti. Účetnictví a mzdovou agendu dobře zná z pohledu živnostníka i jednatele firmy. Díky vedení účetnictví a řízení financí v organizacích různých právních forem má přehled ve finančním i manažerskécm účetnictví. Několik let vedla ekonomický odbor výzkumného ústavu, díky čemuž se orientuje i v rozpočtování a v oblasti účtování grantů a dotací.