Jak vybrat účetní firmu?

11. říjen 2017

Hledáte někoho, kdo vám povede účetnictví? Kvalitní účetní kancelář má nejen zajišťovat zpracování dokladů a spočítání daní. Měla by být strategickým partnerem v podnikání. Dle čeho takovou společnost poznáte a jak jí vybrat? Co dnes účetní kanceláře umí a jak vám můžou podnikání usnadnit?

Co všechno je „v ceně“?

V první řadě pravděpodobně pomyslíte na cenu. Udělejte ale o krok navíc a pečlivě se podívejte na to, co všechno za danou cenu dostanete. Nabídka účetních firmem je různorodá, stejně jako přístupy k nacenění. Samozřejmostí by mělo být samotné zaúčtování dokladů, někdy bývá v ceně také zajištění daňových povinností, které po zaúčtování vyplynou.

Důležitou položkou je také sestavení daňového přiznání (dle obsahu podnikání: k dani z příjmu, k DPH, silniční dani, spotřební dani) a v případě společností i účetní závěrky. U některých účetních firem jsou tyto dokumenty v ceně, jiné si za ně přičítají poplatek navíc. A to platí i pro komunikaci s úřady. Mít tento servis zajištěný už v základní nabídce se vám určitě bude hodit. Porovnejte si ceny z pohledu celkových měsíčních a ročních nákladů a zjistěte, co je skutečně výhodné a odpovídá vašim potřebám.

Předávání dokladů kdekoliv a kdykoliv

Dalším faktorem, který by měl ovlivnit vaše rozhodování, je spokojenost s komunikací a předáváním dokladů. Na trhu jsou moderní účetní společnosti, které většinu dokladů přebírají elektronicky, čímž klientům šetří starosti, čas a náklady. Odpadá tak pravidelné docházení do kanceláře a předávání „papírů“. Stále ještě se ale najdou účetní i podnikatelé, kteří osobní způsob předávání dokladů preferují.

Elektronické předávání dokumentů a účetních výstupů má však mnoho pozitiv. Dokumenty můžete předávat průběžně bez ohledu na místo, na kterém se nacházíte, a také lze zpětně dohledat, kdy a v jaké podobě byl doklad předaný.

O všech dokladech pak máte stálý přehled. Se způsobem předávání dokladů také souvisí jejich další zpracování a následné odevzdání výstupů. Možností je dnes celá řada: přes e-mail, sdílené složky až po vlastní aplikace. Pokud je účetnictví opravdu moderní, umožní vám kromě klasických účetních výstupů další podpůrné služby, jako je online správa pohledávek a závazků, možnosti placení neuhrazených faktur či automatické zasílání notifikací s blížícími se daňovými povinnostmi.

Chcete si papírování co nejvíce usnadnit? Zavedení technologií do světa účetnictví šetří čas účetním i vám. Přesvědčte se o tom, že automatizace účetních procesů není sci-fi.

Mějte přehled o účetních výstupech

Další funkcí, která může být velmi užitečná, je přístup k účetním reportům. Pro podnikatele je uživatelsky nejpohodlnější, když mají možnost on-line přístupu. Aby zobrazované výsledky byly relevantní, hrají zde kromě technických prostředků klíčovou úlohu také účetní, kteří musí v každý okamžik udržovat účetnictví aktuální.

Tradičně bývá externí zpracování reportů vystaveno na vyžádání v předem stanoveném rozsahu. Nevýhodou je pak obvyklá časová prodleva nebo nutná dohoda předem.

Zastoupení v komunikaci s úřady

Standardem při péči o klienta by měla být komunikace s úřady v zastoupení na základě plné moci. Podnikateli díky tomu odpadne povinnost k podávání daňového přiznání a ušetří si také probírání korespondence z finančního úřadu nebo dalších institucí, jako je správa sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny.

Daňový poradce anebo účetní?

Jistým vodítkem v rozpoznání kvality může být i členství v odborných komorách. Členství v Komoře daňových poradců je nejen garancí odbornosti, ale má i legislativní úroveň. Celkem známý a praktický fakt je, že pokud vás zastupuje daňový poradce, je lhůta pro podání přiznání k dani z příjmu automaticky o 3 měsíce prodloužena. To může být výhodou při odložené splatnosti daně nebo prostě kvůli tomu, že na zpracování je více času.

Daňový poradce vás také může neomezeně zastupovat před správcem daně anebo za vás jednat. Pokud váš účetní daňovým poradcem není, je zastupování v některých případech také možné, ale má jistá omezení.

Členství v Komoře účetních (svaz účetních) není pro účetní na rozdíl od daňových poradců povinné. Neplatí proto žádná nutnost využít pro určité účetní úkony pouze člena této komory (tzv. certifikovaného účetního).

Jak poznáte opravdové profesionály?

Nejdůležitějším předpokladem při výběru nové účetní firmy je samozřejmě profesionalita a odbornost. Podnikatel může často odbornost rozpoznat i sám, vodítkem může být například to, zda účetní dokáže relevantně odpovědět na položené dotazy, poradit, případně navrhnout varianty či zlepšení.

Odpovědi by pro vás měly být nejen užitečné, ale především srozumitelné. Pokud radám a odpovědím účetních nerozumíte, měli byste být na pozoru. Účetní kancelář není jen službou k zajištění účetních a daňových povinností, ale měla by fungovat jako partner, který podnikatelům pomáhá v jejich rozhodování. Pokud vám účetní nedokáže problematiku správně vysvětlit, může to znamenat, že jí sám/a nerozumí.

Nejste s vaší současnou účetní kanceláří spokojeni? Přečtěte si, jak by měla probíhat změna účetní firmy: pohlídejte odpovědnost i načasování.

Pojištění odpovědnosti

Nemalou výhodou je zejména u daňových poradců pojištění odpovědnosti, jež je dáno zákonem. V případě pochybení daňového poradce a následné sankce je možné požadovat náhradu od pojišťovny, což samozřejmě zvyšuje vymahatelnost škody.

***
Neslevujte ze svých nároků a až se budete o nové účetní společnosti rozhodovat, porovnejte všechny výše uvedené faktory s cenou. Ať se vám výběr povede!