Automatizace účetních procesů není sci-fi

24. říjen 2017

Zavedení technologií do konzervativního světa účetnictví je vítanou pomocí. Že pořád nevíte, co si pod automatizací máte představit? Mluví se o nahrazení účetních, změnách systémů a využívání dat. O tom, kam se účetnictví posouvá a jak automatizuje Trivi, jsme si v rozhovoru povídali s účetní expertkou Vlaďkou Liškovou.

Kdy jste se rozhodli, že je na čase začít účetní procesy automatizovat?

Ta myšlenka tam byla od začátku. Trivi vzniklo s vizí, že účetnictví by se mělo někam posouvat, že by mělo podnikateli pomáhat v řízení firmy a že bychom k tomu měli využít technologie. Z podnikatelských a účetních zkušeností nám bylo jasné, že čas, který účetní stráví třeba nad přepisováním faktur a podobnými procesy, lze využít i lépe. A proto jsme se rozhodli procesy automatizovat a vyvíjet technologie, které usnadní účetním práci a klientům ušetří náklady. Chceme vedení účetnictví firmám co nejvíce usnadnit.

Kde je pro automatizaci nejvíce prostoru?

Možností je celá řada. Když se podíváme na to, jak účetnictví vypadá teď, zjistíme, že některé procesy lze zcela jednoduše automatizovat, aniž bychom se pohybovali v nějaké sci-fi rovině. Automatizovat se dá na obou stranách, v procesech u účetní i na straně klienta.

První, co mě napadne, jsou třeba vystavené faktury u firem, které neprodávají v kamenných obchodech, ale soustřeďují se výhradně na prodej přes internet. Jsou to e-shopy a také třeba firmy poskytující služby přes různé platformy nebo aplikace. Zde vidím obrovský prostor a potenciál.

Co to znamená v praxi?

V systému, který je elektronický, jsou už zadané informace, které lze dále využít. Například z pohledu provozovatele e-shopu to znamená, že zákazníci mohou účetním ušetřit část zadávacích prací. Když zákazníci něco objednávají, tak si vyberou nějaké zboží, vyplní svou adresu, a tak dále. A zadáním těchto dat uspoří nějaký čas účetní, která by za normálních okolností musela zmiňované položky někam „přeťukat“.

Když tyto platformy na základě získaných dat umí zákazníkovi hned i vystavit fakturu, máme první část automatizace úspěšně za sebou. Druhá část automatizace pak nastává, když se vystavená faktura rovnou přenese do účetního systému. I to některé platformy už zvládnou. Uspoří tím spoustu času při předávání dokladů a také obrovskou část účetní práce, a tedy i nákladů.

Lze v blízké době předpokládat i nějaký další rozvoj, který by účetnictví ještě více usnadnil?

Technologie OCR (Optical Character Recognition), kterou sami vyvíjíme, snižuje pracnost a chybovost při přepisování dat. Díky tomu rychleji pracujeme s elektronickými doklady, jako jsou naskenované doklady, PDF soubory nebo fotografie. Nepotřebujeme papírové originály a nemarníme čas ručním přepisováním.

Na OCR navazuje další technologie, která je ve vývoji a která bude schopna zařazovat vytěžená data do kategorií. Tím provede základní účetní operace. Tady už mluvíme o „machine learning,“ neboli strojovém učení, které je velmi blízkou budoucností účetnictví.

„Účetnictví by mělo přinášet i jiné výsledky, než jen splnění legislativních povinností. K tomu, aby je účetní byla schopná vidět, ale potřebuje nadhled. Ten získá, když přestane řešit rutinu.“

Náplň práce účetní se tedy automatizací částečně změní. Jak to ovlivní budoucnost účetní profese?

Účetní práce by neměla být jen o zaúčtování prvotních dokladů a splnění legislativních povinností. Výsledky účetnictví by měly přinášet také aktuální podklady pro rozhodování a řízení podnikání. Bohužel si myslím, že častým problémem účetních je přílišné soustředění se na detaily. Když jsou účetní zahlceni prvotními doklady a operativou, jejich nadhled se potom často ztrácí.

Pokud k účetní přijdou doklady předzpracované, má možnost se na ně podívat shora. Může se podívat, jestli výsledky dávají smysl, jestli třeba není někde prostor pro nějaké lepší nastavení. Má možnost s výsledky dělat nějaké další operace a připravovat výstupy pro klienty. A hlavně by měla být schopná referovat o tom, jestli výsledky účetnictví vypovídají o skutečné situaci dané firmy a zajistit, že se manažerům nebo vlastníkům dostávají relevantní informace pro nějaká další rozhodování.

Mnoho klientů využívá účetnictví pouze ke zjištění hospodářského výsledku ke zdanění a tam končí. Což je škoda, protože nevyužívají plně potenciál, který kvalitně zpracované účetnictví a účetní odborník rozhodně má.

Rozhodli jste se svěřit své účetnictví kanceláři, která vám bude skutečným partnerem v podnikání? Zjistěte, jak probíhá změna účetní firmy: pohlídejte odpovědnost i načasování.

Vraťme se ještě k procesu automatizace. Popsala byste detailněji, jak se dá nastavit, aby se faktury přenášely rovnou do účetnictví?

Pokud má například firma své výhradní dodavatele a dostává od nich pravidelné zásilky zboží, lze vytvořit algoritmus, podle kterého se dané faktury zaúčtují bez lidského zásahu. Jestliže jsem obchodník a vím, že se některé věci opakují, znám režim DPH i další údaje, je možné vytvořit klíč, díky němuž se velký objem faktur automaticky zaúčtuje. To znamená, že se do účetního softwaru automaticky nahrají položky z vystavené faktury.

Jak se s tím dá dále pracovat? Může tuto možnost využít každý podnikatel?

Dostáváme se k tomu, co by bylo ideální – aby doklad, který do účetní firmy přijde, už byl v datovém formátu. Opět to není žádné sci-fi. Datové formáty faktur už dávno existují. Jedním z nich je formát ISDOC, který je založen na kvalifikovaném systémovém certifikátu a umožňuje posílání faktur bez ohledu na systém, který příjemce používá. Pokročilejším stupněm elektronické fakturace je pak využití EDI neboli elektronické výměny dat.

Tyto formáty fungují už dlouho, bohužel se ale příliš nevyužívají. Otázkou je, proč. Úspora času je díky nim obrovská, a navíc jimi lze značně snížit i chybovost. Úplně stejnou fakturu, kterou někdo vystavil, totiž dostanu do svého účetnictví na druhé straně jako příjemce dokladu, aniž bych musela něco přepisovat, a tudíž neudělám chybu. A to je směr, kterým bychom se v Trivi chtěli ubírat a který bychom v budoucnu chtěli umožnit každému podnikateli.


Ing. Vladimíra Lišková

Vlaďka se účetnictví a daním věnuje již od studií na Západočeské univerzitě v Plzni a Vysoké škole ekonomické v Praze. Od roku 2009 je členkou Komory daňových poradců, také je členkou Komory certifikovaných účetních. Má bohaté zkušenosti s vedením klientského účetnictví a s účetnictvím velkých společností, jako jsou Invia, Edua Group anebo Tutor. V Trivi vede účetní oddělení a působí jako účetní expertka a daňová poradkyně. Zaměřuje se na nastavování účetních procesů, controlling, automatizaci účetnictví a due dilligence.